Gestion de la conformité et de l\’éthique commerciale

Aspen Pharmacare Canada est engagée à soutenir les plus hautes normes en matière d’éthique commerciale.

Handshake

Chez Aspen, nous croyons que notre réputation est un de nos plus précieux atouts. Dans le but de conserver la confiance de nos parties prenantes, nous nous efforçons de mener nos activités avec les plus hauts niveaux d’Intégrité, bien au-delà de ce qui est exigé par la loi.

Un programme formalisé de gestion de conformité et d’éthique commerciale, conforme aux recommandations King IV, a été initié dans toutes les sociétés du Groupe. Ce programme est géré par le Chef du Groupe : Éthique et conformité, sous la direction du Conseil et du Comité éthique et social; il vise à :

  • Assister le Comité d’audit et de risque et le Comité éthique et social dans l’évaluation du Groupe en matière de profil de conformité et d’éthique, de risques et d’opportunités; et
  • Assister le Comité éthique et social dans la surveillance de l’implantation et la conformité avec les politiques du Groupe, qui guident le comportement éthique et légitime auquel on s’attend.

Le programme est axé sur l’implantation des hauts standards éthiques et légitimes guidant la conduite de nos affaires que nous avons-nous-mêmes établis en tant que Groupe, et qui comprennent :

  • Vivre nos valeurs. Les employés sont guidés par notre Code de conduite et les politiques et procédures qui le soutiennent et qui visent à conserver ces hauts standards;
  • Promouvoir le leadership et les comportements éthiques et respectueux des lois, tant à l’interne qu’en relation avec des tiers agissant au nom d’Aspen;
  • Éviter les relations, les situations ou les engagements qui pourraient résulter en conflits d’intérêt, et divulguer ceux-ci conformément aux dispositions des politiques pertinentes, lorsque ces conflits ne peuvent être évités;
  • Évaluer et atténuer les risques liés à l’éthique, à la réputation et à la conformité législative;
  • Présenter des formations et transmettre des communications pour engager les employés dans l’application du Code de conduite et des autres politiques et procédures qui sont pertinentes en matière d’éthique et de conformité législative;
  • Maintenir un service de dénonciation confidentiel efficace pour le signalement de conduite non éthique, illégale ou dangereuse (de façon anonyme si préférée) et investiguer; et
  • Surveiller et tester régulièrement le programme pour en déterminer l’efficacité, pour s’assurer qu’il est opérationnel et qu’il fait partie intégrante des activités au jour le jour d’Aspen, et pour que les possibilités d’amélioration puissent être identifiées.

Aspen est membre de Ethics Institute SA et un signataire au UN Global Compact.

Nous remercions toutes nos parties prenantes pour leur soutien de ce programme, tout particulièrement nos employés, pour leur engagement continue à maintenir notre valeur d’Intégrité et à toujours placer les patients au cœur de nos opérations.

Cordialement

Stephen Saad
Directeur général du Groupe Aspen

Le Groupe a désigné des responsables régionaux de l’éthique et de la conformité, lesquels les parties prenantes peuvent contacter concernant toute demande en matière d’éthique ou de conformité.

Télécharger les coordonnées des responsables régionaux de l’éthique et de la conformité d’Aspen ci-dessous :

Aspen Tip-off poster EnglishAspen s’efforce à promouvoir une culture d’ouverture et de transparence à l’échelle du Groupe. Les employés et autres parties prenantes sont encouragés à signaler toute conduite non éthique et toute transgression dont ils prennent connaissance.

Une ligne téléphonique de dénonciation contrôlée de manière indépendante, soit la ligne Tip-offs Anonymous de Deloitte, par laquelle les employés peuvent signaler des fraudes et/ou activités soupçonnées d’être contraires au Code de conduite du Groupe, est disponible à tous les employés des sociétés du Groupe, Des formations et des séances de conscientisation Tip-offs sont présentées périodiquement pour promouvoir l’utilisation du service au besoin.

Le service Tip-offs a également été étendu aux clients et fournisseurs des sociétés d’Aspen à l’échelle mondiale.

Tous les appels consignés sont rapportés pour considération par le Comité d’éthique du Groupe Aspen. Si des actes répréhensibles, une conduite illégale ou un manquement aux politiques ou procédures d’Aspen sont identifiés, des mesures correctrices sont implantés dans toutes les instances afin d’améliorer les contrôles et d’éviter la récurrence de l’incident.

Les PDF suivants fournissent d’autres renseignements exigés pour soulever des inquiétudes concernant des comportements douteux chez Aspen.

Le Code de conduite du Groupe régit la conduite de tous les employés d’Aspen à travers le Groupe; celui-ci est en ligne avec les recommandations de l’Organisation pour la coopération et le développement économique concernant la corruption. De plus, les fournisseurs de service et autres fournisseurs doivent adhérer au Code de conduite du Groupe d’Aspen conformément aux clauses pertinentes figurant dans les Ententes avec ces parties prenantes.

Les domaines couverts par le Code de conduite du Groupe comprennent :

  • agir selon les valeurs d’Aspen;
  • traitement équitable pour tous;
  • agir en tant qu’ambassadeurs d’Aspen;
  • intégrité des affaires;
  • cadeaux, divertissements et pots de vin (corruption);
  • intégrité de l’information qualitative et quantitative;
  • protection et utilisation de la propriété;
  • contrôles du commerce;
  • information confidentielle;
  • délits d’initiés;
  • sécurité, santé, qualité et environnement;
  • droit de la concurrence;
  • activités politiques;
  • conformité;
  • responsabilité; et
  • gouvernance des sociétés.

Un programme formalisé de gestion de conformité et d’éthique commerciale, conforme aux recommandations King IV, a été initié dans toutes les sociétés du Groupe. Ce programme est géré par le Chef du Groupe : Éthique et conformité, sous la direction du Conseil et du Comité éthique et social; il vise à :

  • Assister le Comité d’audit et de risque et le Comité éthique et social dans l’évaluation du Groupe en matière de profil de conformité et d’éthique, de risques et d’opportunités; et
  • Assister le Comité éthique et social dans la surveillance de l’implantation et la conformité avec les politiques du Groupe, qui guident le comportement éthique et légitime attendu.

Le programme d’induction d’Aspen éduque les nouveaux employés sur l’éthique, les valeurs et la philosophie d’entreprise du Groupe. Tous les nouveaux employés reçoivent une copie du Code de conduite, qu’ils doivent signer et accepter lorsque leur emploi débute au sein du Groupe. Le Code de conduite est disponible pour tous les employés sur le réseau intranet du Groupe et figure également dans le guide des employés.

Le Groupe mène ses activités dans un environnement très règlementé, toutefois, la possibilité de pratiques promotionnelles ou de marketing déloyales demeure inhérente. Aspen endosse la commercialisation éthique des médicaments et souscrit à l’application rigoureuse du Code de pratique en marketing de l’Association de l’industrie pharmaceutique de l’Afrique du Sud. Le Groupe possède une politique écrite sur les cadeaux et les avantages en termes de quels employés du Groupe, y compris les directeurs, n’ont pas le droit d’accepter ou de donner de cadeaux ou de fournir de l’hospitalité qui ne constituent pas une valeur nominale ou de participer à des événements commandités par des clients ou fournisseurs actuels ou prospectifs. Tout employé qui reçoit un cadeau ou un autre avantage dont la valeur en devise locale dépasse l’équivalent de 100 $ USD doit le dévoiler par écrit au secrétaire de la société. Certains types de cadeaux, avantages, ou divertissements sont défendus, même si la valeur est inférieure à ce seuil. Un registre des cadeaux à l’échelle du Groupe est maintenu par le secrétaire de la société et le Comité éthique et social en prend note sur une base périodique. Ce registre est également rendu disponible sur demande pour inspection par le Conseil d’administration ou par tout membre de la haute direction.

Aspen ne fait ni paiements ni d’autres contributions à des partis politiques ou à leurs représentants, ni prend-elle part à la politique partisane. Les employés sont libres de participer au processus politique à titre privé pourvu que leur participation ne constitue pas un manquement aux principes établis dans le Code de conduite et/ou aux obligations pertinentes de l’employé envers Aspen en vertu de contrats de travail et qu’elle n’influence pas négativement leur productivité ou la crédibilité du Groupe.

Le Conseil d’administration a adopté une politique formelle pour réguler les conflits d’intérêt et du commerce des titres de la société. Cette dernière politique, qui incorpore les exigences de la réglementation boursière du JSE et la Loi sur les services des valeurs mobilières, 2004 (telles qu’amendée), interdit tout échange de titres de la société par tout directeur ou employé du Groupe au cours d’une période clôturée. Actuellement, le Groupe a deux périodes clôturées formelles, commençant 24 heures avant la clôture de la période de rapport intérimaire (31 décembre) et de la fin de l’année fiscale (30 juin) jusqu’à 24 heures après que l’annonce des résultats respectifs aient été rendus. De plus, le Groupe peut déclarer d’autres périodes de clôture ou de transactions réduites des titres de la société à tout autre moment si des directeurs et employés ont accès à de l’information potentiellement sensible aux prix qui n’est pas du domaine public.

À tout autre moment, les directeurs (y compris les directeurs de l’une ou l’autre de ses filiales importantes), le secrétaire de la société et le responsable de la gouvernance du Groupe ne peuvent transiger des titres qu’avec l’approbation préalable par écrit du Président. Telle approbation est demandée ou coordonnée par le biais du bureau du Secrétaire de la société et du Responsable de la gouvernance du Groupe. Une annonce de toutes les transactions de titres par les directeurs est publiée conformément à la réglementation boursière du JSE.